Wytyczne kompetencji IPMA ICB 4.0
4.5.1 Definiowanie projektu
Definiowanie projektu opisuje sposób, w jaki wymagania, życzenia i determinacja jednej lub więcej organizacji są przez jednostkę interpretowane i ocenione, a następnie przełożone na wstępny, o wysokim stopniu ogólności, plan („szkic”) projektu zapewniający najwyższe prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Z analizy zewnętrznego kontekstu szkicujemy plan wstępny ogólnej „architektury” mówiący, jak projekt należy ustanowić, rozwinąć i zarządzać. Dotyczy to zasobów, funduszy, celów interesariuszy, spodziewanych korzyści i zmian organizacyjnych, zagrożeń i szans, nadzoru zarządczego, produktu końcowego, priorytetowych i najpilniejszych spraw. Ponieważ wszystkie czynniki zewnętrzne i kryteria sukcesu (i/lub ich postrzegane znaczenie) często zmieniają się w czasie, ten wstępny plan projektu należy w fazie definiowania okresowo przeglądać w celu utrzymania jego aktualności.
Zamiar
Zamiarem tego elementu kompetencji jest umożliwienie jednostce skutecznej integracji wszystkich aspektów kontekstowych i społecznych oraz wypracowania na tej podstawie najkorzystniejszego podejścia do projektu, które zapewni zgodę na realizację i sukces.
Opis
Definiowanie projektu kieruje się na stworzenie, wdrożenie oraz utrzymywanie takiego podejścia, które będzie najlepiej służyć celom organizacyjnym. Bierze przy tym pod uwagę wszystkie formalne i nieformalne czynniki, które sprzyjają lub przeszkadzają w osiąganiu korporacyjnych celów oraz w osiągnięciu sukcesu lub porażki projektu. Definiowanie projektu uwzględnia intencje, nadzór zarządczy, struktury i procesy, odpowiednie standardy i regulacje, aspekty kulturowe oraz indywidualne i grupowe interesy jednej lub więcej organizacji oraz szerszej społeczności. Przy wyborze rodzaju podejścia ważną rolę odgrywa również wiedza nabyta z innych projektów realizowanych przez organizację, branżę lub z zewnątrz, a także specyficzne cechy planowanego projektu.
Definiowanie projektu obejmuje szeroki zakres spraw takich, jak: podejmowanie decyzji, dostępność zasobów, raportowanie, przestrzeganie norm, standardów, zgodność z regulacjami i normami kulturowymi oraz uznawanymi wartościami (wewnątrz organizacji oraz w szerszej społeczności). Należy wziąć pod uwagę również takie aspekty, jak postrzegane korzyści, motywacja, komunikacja w zespole i z interesariuszami itp. Ważnym wymaganiem jest wyraźne i jednoznaczne definiowanie tych zagadnień, czynników i kryteriów od zainicjowania i podczas realizacji projektu. Wszystkie te działania prowadzą do uzgodnienia i powstania całościowego, zaawansowanego o wysokim stopniu ogólności planu („szkicu”) projektu, który po zatwierdzeniu karty projektu przełoży się następnie na plany szczegółowe umożliwiające skuteczną realizację projektu.
W metodologii zwinnej, architektura odzwierciedla miarowość, zrównoważenie oraz zaangażowanie i stanowi wytyczne dla zadań oraz ich miejsca w projekcie.
Wybór podejścia oraz ogólny plan działań musi być wykonany i uzgodniony przed przejściem do szczegółowego planowania, organizacji i realizacji projektu. Ponadto, w trakcie cyklu życia projektu wybrane podejście powinno być regularnie poddawane krytycznej ocenie, ponieważ okoliczności zmieniają się zarówno wewnątrz projektu, jak i w szerszym kontekście.
Wiedza
- Fundamentalne czynniki sukcesu;
- Kryteria sukcesu;
- Wiedza nabyta i doświadczenie;
- Oceny porównawcze (benchmarking);
- Złożoność;
- Sukces projektu, programu i portfela;
- Sukces zarządzania projektem, programem i portfelem;
- Narzędzia zarządzania projektem, programem i portfelem;
- Style przywództwa;
- Strategia;
- Potrójne ograniczenie (żelazny trójkąt);
- Zarządzanie wydajnością;
- Organizacyjne zasady i metodologie konstruowania projektu;
- Specjalne metodologie związane z obszarem biznesowym i kontekstem;
- Modele organizacyjne, np. Teoria Uwarunkowań Sytuacyjnych (ang. Contingency Theory);
- Teoria zmiany.
Umiejętności
- Świadomość kontekstu;
- Myślenie systemowe;
- Ukierunkowanie na wyniki;
- Usprawnienia dzięki wiedzy nabytej z poprzednich projektów;
- Dekompozycja struktury;
- Analiza i synteza.
Powiązane elementy kompetencji
- Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
- Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Perspektywa;
- Ludzie 5: Przywództwo;
- Ludzie 8: Przedsiębiorczość i kreatywność;
- Ludzie 9: Negocjacje;
- Ludzie 10: Orientacja na wyniki.
Kluczowe wskaźniki kompetencji
- 4.5.1.1 Kryteria sukcesu: rozpoznanie, priorytetyzacja oraz kontrola
- 4.5.1.2 Przegląd, zastosowanie i wymiana wiedzy nabytej z innych projektów
- 4.5.1.3 Określenie złożoności projektu i jej wpływ na wybór i rodzaj podejścia
- 4.5.1.4 Wybór i analiza całościowego podejścia do zarządzania projektem
- 4.5.1.5 Opracowanie formuły realizacji projektu