Wytyczne kompetencji IPMA ICB 4.0
4.5.10 Planowanie i kontrola
Bazując na planie wstępnym projektu, wszystkie elementy tworzą jedną całość w postaci planu zarządzania projektem, którego realizację należy kontrolować. Plan powinien być regularnie aktualizowany zgodnie ze zmianami zachodzącymi w projekcie lub w jego kontekście. Aby utrzymać skuteczną kontrolę, należy regularnie ulepszać sposoby jej sprawowania i dostosowywać do bieżącej sytuacji.
Zamiar
Zamiarem tego elementu kompetencji jest umożliwienie jednostce stworzenia i utrzymania zrównoważonej i zintegrowanej koncepcji zarządzania projektem. Kluczowe dla osiągnięcia ustalonych rezultatów jest utrzymanie równowagi, spójności i wydajności.
Opis
Kompetencja planowania i kontroli łączy w sobie wszelkie informacje i umożliwia przygotowanie do podjęcia decyzji. Wiele procesów i czynności opisują szczegółowo inne elementy kompetencji. Ten element kompetencji traktuje je całościowo, zgodnie z Kartą projektu (project charter). Zasadniczy, cykliczny proces ma następującą postać: planowanie, realizacja, monitorowanie, korekta planu lub korekta realizacji.
Z punktu widzenia zarządzania projektem nacisk należy położyć na planowanie i monitorowanie. Należy pozyskiwać informacje, wybrać odpowiednią strukturę organizacyjną i zespoły i podjąć odpowiednie decyzje. Osoba musi określić jak zaplanować nakłady na zarządzanie projektem i sposób zarządzania projektem. To pociąga za sobą wybór stylu zarządzania, ile i które zadania należy oddelegować, itd. Wszystko te informacje są przedstawione w przynajmniej jednym dokumencie decyzyjnym (w zależności od etapu prac nad projektem, odpowiednio: wizja, tzw. mapa drogowa, karta projektu, plan.), który należy przedyskutować i zatwierdzić.
Po zainicjowaniu projektu, należy wprowadzić procesy monitorowania. Ich rolą jest regularne zbieranie informacji na temat postępów prac, finansów, wykorzystania zasobów w porównaniu z planem bazowym przestrzeganiem standardów jakości i innych, satysfakcji interesariuszy, itd. Regularne sprawozdania – zarówno przygotowywane przez niższe poziomy dla menedżera projektu oraz przez menedżera projektu dla interesariuszy – są niezbędną częścią kompetencji.
Aby nieprzerwanie wspierać proces uczenia, skuteczność i wydajność zarządzania również należy oceniać regularnie. Na podstawie uzyskanych w ten sposób informacji konieczne może być wprowadzenie zmian. Ustalony i czytelny proces zarządzania zmianą jest kolejnym niezbędnym elementem kontroli projektu.
Po planowym zakończeniu danej fazy z cyklu życia projektu, należy przeprowadzić jej ewaluację i sporządzić sprawozdanie z rezultatów projektu, sukcesów i nabytej wiedzy oraz zweryfikować uzasadnienie biznesowe dla kontynuowania projektu i opracować plan następnego etapu.
Wiedza
- Przejścia między fazami/etapami;
- Sprawozdawczość;
- Biuro projektów (PMO);
- Cykl Deminga (zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj);
- Żądanie zmiany;
- Zarządzanie poprzez cele;
- Zarządzenie poprzez wyjątki (ang. Managementy by exception);
- Raport z wiedzy nabytej;
- Planowanie faz/etapów/sprintów/realizacji dostawy;
- Żądanie zmian;
- Decyzje w zakresie finansowania oraz wyboru między produkcją a kupnem;
- Raporty o odstępstwach;
- Raporty o stanie projektu;
- Plan zarządzania projektem;
- Ewaluacja projektu (fazy);
- Organ decyzyjny.
Umiejętności
- Spotkania poświęcone kontroli postępów prac;
- Zarządzanie zmianą;
- Sprawozdawczość;
- Negocjacje żądań zmiany;
- Warsztat inicjujący projektu;
- Spotkania rozpoczynające;
- Spotkania zamykające;
- Zarządzanie problemami;
- Zarządzanie zmianą;
- Analiza wartości wypracowanej (Earned Value);
- Wykresy ukazujące trendy.
Powiązane elementy kompetencji
- Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
- Perspektywa 1: Strategia;
- Perspektywa 2: Nadzór zarządczy, struktury i procesy;
- Perspektywa 3:Zgodność, normy i przepisy;
- Ludzie 5:Przywództwo;
- Ludzie 7:Konflikt i kryzys;
- Ludzie 8:Przedsiębiorczość i kreatywność;
- Ludzie 9:Negocjacje.
Kluczowe wskaźniki kompetencji
- 4.5.10.1 Rozpoczęcie projektu oraz opracowanie i uzyskanie akceptacji planu zarządzania projektem
- 4.5.10.2 Inicjowanie projektu i zarządzanie przejściem w nową fazę projektu
- 4.5.10.3 Kontrola realizacji projektu względem planu oraz podejmowanie koniecznych działań naprawczych
- 4.5.10.4 Raportowanie postępu prac
- 4.5.10.5 Ocena, uzyskanie akceptacji i wdrażanie zmian w projekcie
- 4.5.10.6 Zamykanie i ewaluacja etapu projektu lub całego projektu